บทที่ 1
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
สำนักงาน หมายถึง สถานที่หนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้องจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกิจต่างๆเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและเพื่อควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือโดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากที่หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกฝ่ายหนึ่ง
ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน
คำสั่ง หมายถึง สิ่งที่กำหนดให้พนักงานและผู้บริหารต้องดำเนินการเมื่อได้รับ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้รับจากลูกค้า และ ใบขอถอนเงินของลุกค้าธนาคาร
รายงาน หมายถึง เอกสารต่างๆ เช่น รายงานการประชุม ,รายงานโครงการ ,รายงานผลการประกอบการ
บันทึกช่วยจำ หมายถึง รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างสั้นๆ สรุปรายละเอียดการดำเนินงาน , คำขอทราบข้อมูลหรือรายละเอียดบางอย่าง , คำสั่งอย่างไม่เป็นทางการ
ข่าว หมายถึง รายงานข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การเองหรือไม่เกี่ยวกับองค์การ
เอกสารพิมพ์ หมายถึง เอกสารที่พิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว อาจเป็นการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด หรือ คอมพิวเตอร์ หรือ จากโรงพิมพ์ขนาดใหญ่
เสียง ข้อมูลข่าวสารที่เป็นเสียง เช่น การพูดหรือบอกคำสั่ง ,รายงานหรือข้อมูลข่าวสารอื่นๆให้พนักงานหรือผู้ปริหารทราบ เป็นต้น
ภาพลักษณ์ หมายถึง ภาพหรือแผนภูมิที่จัดทำขึ้นเพื่อสื่อความหมายของข้อมูลข่าวสารบางชนิดอาจใช้ภาพประกอบกับสื่อแบบอื่นๆได้ เช่น เอกสารพิมพ์ หรือ เสียง
สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้และนำไปใช้งานได้ทันทีและรูปแบบข้อมูลที่บันทึกบนคอมพิวเตอร์ เช่น บนแผ่นดิสก์ หรือ ในเทปคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
องค์ประกอบของสำนักงาน มีงานที่สำคัญในสำนักงาน 7 ด้านดังนี้
1. ด้านบริการผู้บริหาร
- การรับและสนทนาทางโทรศัพท์
- การรับส่งเอกสาร
- การจัดตารางนัดหมาย
- การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
- การจัดการเดินทาง
2. ด้านข้อมูลและข่าวสาร
- การรับและการบันทึกการรับเอกสาร
- การส่งเอกสาร
- การจัดทำเอกสาร
- การจัดส่งและบันทึกการส่งเอกสาร
- การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
3. ด้านอาคาร สถานที่ พัสดุและอุปกรณ์ ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลเกี่ยวกับอาคาร สถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ได้จัดซื้อมาไว้ใช้หรือที่มีอยู่แต่เดิม
4. ด้านการจัดการบุคลากร ได้แก่ งานที่จัดหารับสมัคร คัดเลือก และบรรจุพนักงานเข้าทำงานในหน่วยงาน
5. ด้านการเงินและการบัญชี ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศเกี่ยวกับการกำหนดงบประมาณ
6. ด้านการจัดการประชุม ได้แก่ การจัดประชุมภายในองค์กรระหว่างผู้บริหารกับพนักงานหรือระหว่างพนักงานด้วยกันเอง
7. งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ การประชาสัมพันธ์ให้บุคคลภายนอกรู้จักและเข้าใจกิจการของหน่วยงาน
องค์ประกอบของสำนักงาน
เครื่องใช้สำนักงาน มีดังนี้
- เครื่องพิมพ์ดีด
- โทรศัพท์
- โทรสาร
- ตู้เก็บเอกสาร
- เครื่องถ่ายเอกสาร
การวางแผนสำนักงาน มีดังนี้
วางแผนการจัดการสถานที่และสภาพแวดล้อม
วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและเอกสาร
วางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
วาวงแผนการจัดหาบุคลากร
วางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร
วางแผนการติดต่อสื่อสารภายใน-ภายนอกด้วยโทรศัพท์และโทรสาร
วางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์เครื่องใช้ วัสดุ
วางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
การจัดสายงาน
- งานวิชาชีพ หมายถึง กลุ่มที่ทำงานต่างๆ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิกหรือวิศวกร และ งานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์
- งานสายสนับสนุน เช่น ช่าง หรือ นักเทคนิคด้านต่างๆ และ พนักงานขายสินค้า
- งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ, เสมียน, พนักงานเดินเอกสาร, เจ้าหน้าที่สารบรรณ
การควบคุมการปฏิบัติงาน
- ควบคุมพนักงานไม่ให้ทิ้งงานให้คั่งค้างไม่ทำตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้
- ควบคุมการจัดหาอุปกรณ์
- ควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุอุปกรณ์ให้อยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสม
- ควบคุมไม่ให้พนักงานหรือบุคคลภายนอกเข้ามากระทำความเสียหายให้กับหน่วยงาน
สภาพแวดล้อมของสำนักงาน
- ที่ตั้งของสำนักงาน ควรตั้งอยู่ใกล้ร้านค้าหรือร้านอาหาร
- การคมนาคมการเดินทางของพนักงานและผู้บริหารสำคัญมาก
- สภาวะภาพจิตใจ ก็เป็นสิ่งสำคัญมากเช่นเดียวกัน
สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในสำนักงานซึ่งประกอบด้วยพนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติเป็นหลักการเป็นวิธีการใหม่สำหรับคิดและดำเนินการสารสนเทศ
ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับสำนักงาน
สำนักงาน หมายถึง สถานที่หนึ่งซึ่งอาจเป็นเพียงห้องเดียวหรือหลายห้องจะมีขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ได้อาจใช้เป็นสถานที่สำหรับทำธุรกิจต่างๆเพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานและเพื่อควบคุมการดำเนินงานโดยอาศัยสารสนเทศเป็นเครื่องมือโดยมีหน้าที่รับข้อมูลจากที่หนึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกฝ่ายหนึ่ง
ลักษณะข้อมูลหรือเอกสารในสำนักงาน
คำสั่ง หมายถึง สิ่งที่กำหนดให้พนักงานและผู้บริหารต้องดำเนินการเมื่อได้รับ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้าที่ได้รับจากลูกค้า และ ใบขอถอนเงินของลุกค้าธนาคาร
รายงาน หมายถึง เอกสารต่างๆ เช่น รายงานการประชุม ,รายงานโครงการ ,รายงานผลการประกอบการ
บันทึกช่วยจำ หมายถึง รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างสั้นๆ สรุปรายละเอียดการดำเนินงาน , คำขอทราบข้อมูลหรือรายละเอียดบางอย่าง , คำสั่งอย่างไม่เป็นทางการ
ข่าว หมายถึง รายงานข่าวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การเองหรือไม่เกี่ยวกับองค์การ
เอกสารพิมพ์ หมายถึง เอกสารที่พิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว อาจเป็นการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด หรือ คอมพิวเตอร์ หรือ จากโรงพิมพ์ขนาดใหญ่
เสียง ข้อมูลข่าวสารที่เป็นเสียง เช่น การพูดหรือบอกคำสั่ง ,รายงานหรือข้อมูลข่าวสารอื่นๆให้พนักงานหรือผู้ปริหารทราบ เป็นต้น
ภาพลักษณ์ หมายถึง ภาพหรือแผนภูมิที่จัดทำขึ้นเพื่อสื่อความหมายของข้อมูลข่าวสารบางชนิดอาจใช้ภาพประกอบกับสื่อแบบอื่นๆได้ เช่น เอกสารพิมพ์ หรือ เสียง
สื่อที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ หมายถึง การส่งข้อมูลข่าวสารที่คอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้และนำไปใช้งานได้ทันทีและรูปแบบข้อมูลที่บันทึกบนคอมพิวเตอร์ เช่น บนแผ่นดิสก์ หรือ ในเทปคอมพิวเตอร์ เป็นต้น
องค์ประกอบของสำนักงาน มีงานที่สำคัญในสำนักงาน 7 ด้านดังนี้
1. ด้านบริการผู้บริหาร
- การรับและสนทนาทางโทรศัพท์
- การรับส่งเอกสาร
- การจัดตารางนัดหมาย
- การจัดเก็บและค้นหาเอกสาร
- การจัดการเดินทาง
2. ด้านข้อมูลและข่าวสาร
- การรับและการบันทึกการรับเอกสาร
- การส่งเอกสาร
- การจัดทำเอกสาร
- การจัดส่งและบันทึกการส่งเอกสาร
- การจัดเก็บและค้นคืนเอกสาร
3. ด้านอาคาร สถานที่ พัสดุและอุปกรณ์ ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกและปรับปรุงข้อมูลเกี่ยวกับอาคาร สถานที่ พัสดุ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่ได้จัดซื้อมาไว้ใช้หรือที่มีอยู่แต่เดิม
4. ด้านการจัดการบุคลากร ได้แก่ งานที่จัดหารับสมัคร คัดเลือก และบรรจุพนักงานเข้าทำงานในหน่วยงาน
5. ด้านการเงินและการบัญชี ได้แก่ งานที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกข้อมูลและสารสนเทศเกี่ยวกับการกำหนดงบประมาณ
6. ด้านการจัดการประชุม ได้แก่ การจัดประชุมภายในองค์กรระหว่างผู้บริหารกับพนักงานหรือระหว่างพนักงานด้วยกันเอง
7. งานประชาสัมพันธ์ ได้แก่ การประชาสัมพันธ์ให้บุคคลภายนอกรู้จักและเข้าใจกิจการของหน่วยงาน
องค์ประกอบของสำนักงาน
เครื่องใช้สำนักงาน มีดังนี้
- เครื่องพิมพ์ดีด
- โทรศัพท์
- โทรสาร
- ตู้เก็บเอกสาร
- เครื่องถ่ายเอกสาร
การวางแผนสำนักงาน มีดังนี้
วางแผนการจัดการสถานที่และสภาพแวดล้อม
วางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและเอกสาร
วางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน
วาวงแผนการจัดหาบุคลากร
วางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร
วางแผนการติดต่อสื่อสารภายใน-ภายนอกด้วยโทรศัพท์และโทรสาร
วางแผนการจัดซื้ออุปกรณ์เครื่องใช้ วัสดุ
วางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
การจัดสายงาน
- งานวิชาชีพ หมายถึง กลุ่มที่ทำงานต่างๆ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิกหรือวิศวกร และ งานเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์
- งานสายสนับสนุน เช่น ช่าง หรือ นักเทคนิคด้านต่างๆ และ พนักงานขายสินค้า
- งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ, เสมียน, พนักงานเดินเอกสาร, เจ้าหน้าที่สารบรรณ
การควบคุมการปฏิบัติงาน
- ควบคุมพนักงานไม่ให้ทิ้งงานให้คั่งค้างไม่ทำตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้
- ควบคุมการจัดหาอุปกรณ์
- ควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุอุปกรณ์ให้อยู่ในเกณฑ์ที่เหมาะสม
- ควบคุมไม่ให้พนักงานหรือบุคคลภายนอกเข้ามากระทำความเสียหายให้กับหน่วยงาน
สภาพแวดล้อมของสำนักงาน
- ที่ตั้งของสำนักงาน ควรตั้งอยู่ใกล้ร้านค้าหรือร้านอาหาร
- การคมนาคมการเดินทางของพนักงานและผู้บริหารสำคัญมาก
- สภาวะภาพจิตใจ ก็เป็นสิ่งสำคัญมากเช่นเดียวกัน
สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การประยุกต์คอมพิวเตอร์และการสื่อสารในสำนักงานซึ่งประกอบด้วยพนักงาน นักวิชาชีพ และผู้จัดการ คือ การใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมในการช่วยให้ผู้คนจัดการสารสนเทศ สำนักงานอัตโนมัติเป็นหลักการเป็นวิธีการใหม่สำหรับคิดและดำเนินการสารสนเทศ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น